۱۵ـ۳ـ۲ـ مزایای مدیریت دانش

رادینگ ،۱۳۸۳،ص۱۲) “مجموعه مزایای مدیریت دانش را در شش قلمرو زیر ذکر می‌کند :

۱) صرفه جوییها و کارایی ها : فرایندها با کار آمدی بیشتر انجام می گیرند و نیاز به بازآفرینی راه های انجام کار را از بین می‌برند .

۲) فرصت‌های جدید : بازارها و فرصت های جدید مشخص می‌شوند .

۳) تغییر و نوآوری : سازمان می‌تواند تغییرات را شناسایی کند و بدانها واکنش درست نشان داده ، خود را به موقع تغییر دهد.

۴) به کارگیری بهتر منابع انسانی: سازمان بهره برداری کاراتری از منابع انسانی خود به عمل می آورد .

۵) سرعت فرایند: مدیریت دانش سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا چرخه زمانی را کاهش داده فرآیندها را کوتاه کنند، زیرا تأخیرهای ناشی از بازآفرینی راه حلها حذف می شود . به علاوه ، دانش مشروح فرآیندها، کارکنان را قادر می‌سازد فرآیندها را به حد مطلوب برسانند.

۶) تداوم : به خصوص در سازمان‌ها و صنایعی که تعویض کارکنان بالایی دارند مدیریت دانش، سازو کار اثربخشی است تا بتوانند دانش را از کارکنان با تجربه به کارکنان جدید منتقل کنند. و بدین طریق تداوم کار را حفظ نمایند”.

دیدگاه های کلی به مدیریت دانش

دو نوع دیدگاه ارزشمند به مدیریت دانش وجود دارد. یکی دیدگاه فناوری اطلاعات و دیگری سازمان و منابع انسانی

دیدگاه فناوری اطلاعات

«یکی از مباحث مهم مدیریت دانش به اشتراک گذاشتن دانش در میان کارکنان است. برای به اشتراک گذاشتن دانش، شرکت ها نیاز دارند بدانند که دانش در کجا مستقر است، پرسنل ماهر چه کسانی هستند و چگونه باید دانش را جمع‌ آوری کرد و انباشت.

برخی از شرکت‌ها سعی در به کارگیری مدیریت دانش در سازمان‌های خود، برای حل مشکلات سازمان خود را دارند. ( با معرفی ابزارها و زیر ساختارهایی به ویژه با نرم افزارهای فناوری (اطلاعات) . با توجه به اینکه مدیریت دانش ، شدیداً با فناوری اطلاعات مرتبط است ، شرکت هایی که قصد به کارگیری مدیریت دانش را دارند ، باید تصمیماتی مبتنی بر موارد زیر، اخذ کنند:

چه کسانی نیاز به مدیریت دارند، چه نوع از دانش مورد نیاز آن ها‌ است ، چرا به مدیریت دانش نیاز دارند ؟ این به معنای توسعه یک استراتژی است که در آن ، اینکه چه انواعی از فناوری اطلاعات مورد نیاز است، لحاظ شده است تا درک اثربخش و قابل استفاده در سیستم مدیریت دانش پدید آید» ( دولتی،۱۳۸۵) .

دیدگاه سازمان / منابع انسانی

«دیدگاه دیگری به مدیریت دانش، دیدگاه مدیریت منابع انسانی است، که شامل ساختار سازمانی شرکت است. عموما افرادی که دانش اثربخش در سازمان خود دارند.، علاقه ای به ارائه دانش خود بدون پاداش مقتضی ندارند. به عنوان مثال ، اطلاعات در باره مشتریان یا فنون فروش ، دانش مهمی برای پرسنل فروش است که معتقدند آن ها به خاطر دانشی که از طریق تجربه حین کار به دست می آورند، حقوق دریافت می‌کنند . در نتیجه آن ها کمتر تمایل به اشتراک چنین اطلاعاتی با دیگر کارکنان دارند.

‌بنابرین‏ شرکت ها نیاز به یافتن روش مناسب برای ارزیابی افرادی دارند که می‌توانند دانش ارائه دهند و آن را به شکل پایگاه داده مدیریت دانش درآورند. برای استفاده بهتر از دانش این کارکنان ، ساختار سازمانی نیز مهم می شود. برخی ساختارهای سازمانی که تبادل روان دانش را کند می‌کنند ، برای مدیریت دانش مناسب نیستند». (یاماگاتا، ۲۰۰۲، ۲۳ )

۱۶ـ۳ـ۲ـکاربردهای فناوری اطلاعات و ارتباطات بر فرآیندهای مدیریت دانش

یکی از عوامل مؤثر در اجرای مدیریت دانش، فناوری اطلاعات و ارتباطات است . برای پیاده سازی مدیریت دانش ابزارها و تکنیک های مختلفی وجود دارند که توسط فناوری اطلاعات پشتیبانی می‌شوند . مدیریت دانش از فناوری اطلاعات و ارتباطات به منزله ی یک ابزار نیرومند در جهت بهبود فرایند های خود استفاده می‌کند. (ICT) به مثابه حوزه ای برای مالکیت مدیریت دانش در خلق، ازدیاد و فرایند های مدیریت دانش نقش بسزایی دارد . فناوری‌های نوین می‌توانند یکپارچگی دانش پراکنده را آسان کند، و به انجام بیش ترین اعمال در کوتاه ترین زمان بیانجامد.بهای اندک رایانه ها و شبکه ها ، زیر ساخت بالقوه ای برای تبادل اطلاعات و نیز فرصت ها و موقعیت های مهمی برای مدیریت دانش ایجاد ‌کرده‌است ( داونپورت ،۱۳۷۹،ص ۲۳). به کمک سامانه های اطلاعاتی می توان دانش موجود در ذهن تک تک پرسنل را ذخیره و نگهداری نموده و در و اقع نیاز در اختیار دیگر کارکنان سازمان قرار داد و یا از بسترهای مبتنی بر فناوری اطلاعات مانند اینترانت و اکسترانت ، پورتال و گروه افزارها و اینترنت در تسهیم دانش و استفاده از آن بهره گرفت ( کریمی،۱۳۸۵،ص ۷۳). اما همواره باید به خاطر داشت که فناوری جدید اطلاعات تنها مسیری ارتباطی و سامانه ای برای ذخیره سازی اطلاعات به منظور تبادل دانش است. این فناوری نمی تواند سازنده و آفریننده باشد و تولید دانش یا ارتقای آن را در شرکت های تحت نفوذ فرهنگ دانش ستیزی تضمین کند ( دانپورت ،۱۳۷۹، ۴۲) . اما علاوه بر نقش فناوری نوین به عنوان عامل به اشتراک گذاری دانش، استفاده از فناوری‌های مناسب در سازمان می‌تواند در نگهداری و مستند نمودن دانش آشکار کمک قابل توجهی نماید . در غیر این صورت بخش عمده ای از دانش ایجاد شده از بین خواهد رفت ( ادل و گرسیون، ۱۹۹۸).

از حیث تعامل بین مدیریت دانش و ICT و نحوه پیاده سازی مدیریت دانش با زیر ساخت فناوری اطلاعات پنج مرحله ای وجود دارد که سازمان‌ها به منظور پیاده کردن پروژه های دانایی خود می‌توانند از بستر فناوری به شرح زیر بهره ببرند ( شریف زاده و بودلایی، ۱۳۸۷) .

مرحله اول: پیدایش: در این مرحله سازمان از طریق ایجاد یک بستر اطلاعاتی نظیر وب سایت کوچک در اینترنت و ایجاد یک اینترانت کوچک شامل شبکه های داخلی ، حضور می‌یابد. بر روی این بستر اطلاعات شکل غیرکافی و ایستا دارد و به ندرت به روز می شود. و اطلاعات لازم برای نشان دادن نحوه دسترسی به کاربران داده نمی شود. اطلاعات به طور معمول به شکل محصولات و خدمات، آدرس ها و ارتباط با سایر وب سایت هاست. در نهایت به شکل پاسخ دادن به سؤالات معمول قابل دسترسی است.

مرحله دوم : ارتقا ( توسعه ) : اطلاعات موجود در بستر اطلاعاتی افزایش می‌یابد و پویاتر می شود . تعداد صفحات وب ، تعداد شاخه های قابل دسترس در شبکه های داخلی افزایش می‌یابد . اطلاعات به شکل پویا و دفعات به روز شدن آن زیاد می شود . همچنین درجه تنوع اطلاعات و محتوای آن ها بالا می رود و به شکل کاتالوگ ، خبرنامه و موتور های جستجو قابل دستیابی هستند.