در مفهوم سازمانی، یک سیستم اطلاعاتی یک خرده سیستم از سیستم سازمانی می‌باشد. هر واحد سازمانی اهدافی نظیر افزایش سود، توسعه سهم بازار و ارائه خدمات بهتر به مشتری دارد. سیستم اطلاعاتی در سازمان باید اطلاعاتی روزمره از فعالیت‌های هر واحد سازمانی ارائه نماید، چنین سیستم‌های اطلاعاتی ، سیستم‌های عملیاتی نامیده می‌شوند، سیستم‌های اطلاعاتی همچنین باید اطلاعاتی راجع به انجام کارها به صورت کارا و اثربخش جهت تحقق اهداف سازمانی به مدیریت ارائه نمایند، چنین سیستم‌های اطلاعاتی باید برنامه استراتژیک سازمان را پشتیبانی نمایند، چنین سیستم‌های اطلاعاتی، سیستم‌های برنامه ریزی استراتژیک نامیده می‌شوند (ص ۱۰۰).

یک سیستم اطلاعاتی شامل اجزایی می‌شوند که با یکدیگر جهت تحقق اهداف روزمره مدیریت در کنترل عملیات سازمان در تعامل هستند. جایگاه یک سیستم اطلاعاتی را از دیدگاه سیستمی‌می‌توان به صورت زیر در نظر گرفت :

خروجی

تغییر و تبدیل / پردازش

ورودی

مدیران

مدارک و مأخذ منبع

سیگنال های اصلاحی

تصمیمات

واحد کنترل

سیستم اطلاعاتی

اطلاعات

عملگران (اپراتورها)

داده ها

شکل ۲ ـ ۷ : جایگاه سیستم اطلاعاتی به ‌عنوان یک سیستم

منبع : «اهایتیو» و «نیومن»، ۱۹۹۰، ص ۱۰۰

۲ -۸-۲- ضرورت سیستم اطلاعات مدیریت

اهمیت اطلاعات در سالیان اخیر به طور فزاینده‌ای مورد توجه و تأکید قرارگرفته است. بسیاری از دانشمندان پیشرفت‌های سریع چند دهه اخیر را مدیون وسایل و تجهیزات الکترونیکی و ارتباطی می‌دانند. جان نیس بیت^[۱۰۴] در کتاب خود^[۱۰۵]، پدیده انفجار اطلاعات^[۱۰۶] در کشورهای صنعتی را مطرح ساخت و معتقد بود که کشورهای صنعتی در حال گذر از یک جامعه صنعتی به جامعه اطلاعاتی هستند.

گلیسون و چودهاری^[۱۰۷] (۲۰۰۲) در ارتباط با ضرورت سیستم اطلاعات مدیریت بیان می‌دارند که “مدیران به دلایل گوناگون به سیستم اطلاعات مدیریت نیازمندند، ازجمله: ۱ ـ محدودیت‌های فکری بشر در پردازش و ذخیره سازی ۲- محدودیت‌های دانش ۳-کاهش هزینه ۴- حمایت فنی ۵- حمایت از کیفیت ۶ – حاشیه رقابت و مهندی مجدد” (ص ۱۵۶). بعلاوه مدیران برای دستیابی به ترکیب مناسبی از استراتژی، انگیزش، تکنولوژی و طرح سازمانی جهت دوام و تعالی سازمان خود به فناوری اطلاعات روی آورده اند. سین^[۱۰۸] (۱۹۹۰) در ارتباط با ضرورت سیستم اطلاعاتی بیان می‌دارد که :

اصولاً نیاز به فناوری‌های اطلاعات ناشی از سه عامل است : اول، اینکه فناوری اطلاعات صنعتی استراتژیک است و در زمره سودآورترین صنایع جهان به شمار می‌آید. دوم اینکه فناوری اطلاعات یک فناوری مادر و کلیدی است و در تمام صنایع و خدمات کاربرد دارد و سوم اینکه، فناوری اطلاعات یک زیر بنای اساسی است که همه سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا از دانش بشری استفاده کنند و همچنین در اعتبار آن سهیم شوند و در فضای اطلاعاتی مناسب تنفس کنند، هزینه های خود را کاهش دهند و بهره وری هرکیفیت محصول و خدمات خود را افزایش دهند (ص ۱۸) .

همچنین هماهنگی کارها یکی از مهمترین وظایف مدیران می‌باشد که به طور فزاینده ای توسط سیستم‌های اطلاعاتی افزایش می‌یابد. لوکاس^[۱۰۹] (۱۹۹۴) عقیده دارد که “فناوری و سیستم‌های اطلاعاتی ‌بر کاهش عدم اطمینان و هماهنگ کردن افراد و گروه‌های مختلف سازمانی مؤثر می‌باشد” (ص ۸۵) .

توسط فناوری‌ها و سیستم‌های اطلاعاتی، مرزهای مکانی و زمانی سازمان‌ها شکسته می‌شوند و افراد به راحتی در ارتباط با هم قرار می‌گیرند چه این ارتباطات درون سازمانی باشد و چه برون سازمانی. همچنین سازمان‌ها وقت کمتری را صرف گردهمایی‌های مربوط به تصمیم گیری می‌نمایند. “کاربرد این سیستم‌ها و فناوری‌ها توانسته است مدت زمانی را که سازمان‌ها باید صرف تفویض اختیار نمایند، کاهش دهد، تکرار پیام‌ها کاهش یابد و گروه‌های ذینفع بتوانند به صورت مستقیم با یکدیگر تماس برقرار کنند” (دفت، ۱۳۷۸، ص ۱۶۴). به طور خلاصه، سیستم‌های اطلاعاتی راه‌های جدیدی را برای ضبط، ذخیره سازی، بازیابی، انتقال و دریافت اطلاعات فراهم آورده و مدیران را در انجام وظایف به طور کارآمدتر یاری می‌رساند. از این رو ضرورت سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌ها آشکار و مشخص می‌باشد.

۲ – ۹ – سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی

در نگاهی سیستمی‌می‌توان گفت سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی، می‌تواند به ‌عنوان یک زیر سیستم در سیستم اطلاعات مدیریت سازمان مطرح باشد و خود نیز به عنوان یک سیستم شامل درونرادهایی از داده های مرتبط با نیروی انسانی و برون داده هایی است که جهت برنامه ریزی‌های لازم درسطوح مختلف مدیریت لازم درسطوح مختلف مدیریت سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.

سیستم

اطلاعاتی

مدیران

سیستم سیستم سیستم سیستم

اطلاعاتی اطلاعاتی اطلاعاتی اطلاعاتی

منابع انسانی مالی کارخانه دیگر

بنا به نیاز

شکل ۲ ـ ۸ : سیستم‌های فرعی اطلاعاتی درسازمان

مأخذ: «سین»^[۱۱۰]، ۱۹۹۰، ص ۱۷

تعاریف مختلفی از سیستم اطلاعات منابع انسانی وجود دارد. بیون^[۱۱۱] (۱۹۹۷) عقیده دارد که “یک سیستم اطلاعات منابع انسانی برای جمع‌ آوری، ذخیره، نگهداری، بازیابی داده های مورد نیاز یک سازمان از کارکنانش می‌باشد، علاوه بر این برای کمک به برنامه ریزی، امور اداری، تصمیم گیری و کنترل فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی طراحی می‌شود” (ص ۵۹). یک سیستم اطلاعات منابع انسانی باید رویکردی یکپارچه برای جمع‌ آوری، ذخیره، تحلیل و کنترل جریان اطلاعات منابع انسانی در داخل یک سازمان فراهم آورد. شرمان و همکاران^[۱۱۲] (۱۹۸۸) سیستم اطلاعاتی منابع انسانی را به شرح زیر تعریف می‌کنند:

سیستم اطلاعات منابع انسانی، سیستمی‌است که اطلاعات جاری و دقیق برای مقاصد کنترل و تصمیم گیری فراهم کند.طبق پیمایشی که اخیراًً انجام شده است بیشتر فناوری اطلاعات استفاه شده، برای نگهداری اطلاعات کارکنان، نظارت بر عملیات حقوق و دستمزد، نگهداری اطلاعات مربوط به غیبت‌ها و مرخصی‌ها و انجام امور اداری و استخدام و برنامه های آموزشی بوده است (ص۸).

اسکارپلو و لدوینکا^[۱۱۳] (۱۹۸۸) بیان می‌دارند که “سیستم اطلاعات منابع انسانی بخشی از سیستم اطلاعاتی سازمان است که اطلاعات لازم را برای تصمیم گیری درامور منابع انسانی ارائه می‌دهد” (ص ۷۱۴). تفاوت درسطح استفاده از سیستم اطلاعات منابع انسانی، اشاره ‌به این مطلب دارد که می‌توان سیستم اطلاعات منابع انسانی را درقالب یکی از سیستم‌های اطلاعاتی مانند سیستم پردازش عملیات، سیستم اطلاعات مدیریت، سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا دیگر انواع سیستم‌های اطلاعات سازمانی طراحی کرد.

۲ -۹ – ۱- ضرورت سیستم اطلاعات منابع انسانی

اهمیت روز افزون منابع انسانی در سازمان‌ها، باعث گردیده است تا مدیران برای اطلاعات منابع انسانی نیز اهمیت خاصی قائل شوند. هر گونه تصمیم گیری صحیح و مناسب در رابطه با نیروی انسانی نیازمند اطلاعات دقیق، صحیح، به روز و به موقع دررابطه با این منبع می‌باشد. میرسپاسی (۱۳۸۵) دررابطه با ضرورت سیستم اطلاعات منابع انسانی اظهار می‌دارد که :