۲-۲-۵-۱- ابعاد ساختار

ﺍﺯ ﺁﻧﺠـﺎ که ساختار سازمانی ﺷـﺎﻣﻞ ﺍﺑﻌـﺎﺩ رسمیت، پیچیدگی و تمرکز است در ادامه به آن ها ﭘﺮﺩﺍﺧﺘﻪ می‌شود.

رسمیت: رسمیت به میزان یا حدی که مشاغل سازمانی استاندارد شده اند، اشاره می‌کند. اگر شغلی از میزان رسمیت بالایی برخوردار بوده متصدی آن، برای انجام دادن فعالیت های مربوط به آن شغل و این که چه موقعی انجام می شود و چگونه باید انجام شود از حداقل آزادی عمل برخوردار می‌باشد. در چنین حالتی از کارکنان انتظار می رود همیشه نهاده های یکسانی را با روش معینی به کار برند که منجر به نتایج از پیش تعیین شده ای گردد از این رو وقتی رسمیت بالا است، شرح شغل های مشخص، قوانین و مقررات زیاد و دستورالعمل های روشن در خصوص فرایند کار در سازمان وجود دارند. وقتی رسمیت کم است رفتار کارکنان به طور نسبی می‌تواند برنامه ریزی نشده باشد (رمضان نرگسی ۱۳۸۲). به حدی که قوانین، مقررات، خط مشی ها و رویه ها ﺩﺭ ﺳـﺎﺯﻣﺎﻥ ﺍﻋﻤـﺎﻝ می شود،ﺍﺷﺎﺭﻩ ﺩﺍﺭﺩ. ﺑـﺮﺍی ﻣﺜـﺎﻝ ﺷـﺎﺧﺺ ﻫـﺎﻱ رسمیت در یک ﺳـﺎﺯﻣﺎﻥ ﻣـﻮﺍﺭﺩ ی نظیر ﻧﻤﻮﺩﺍﺭﻫـﺎی سازمانی ، خط مشی های مدون، شرح وظایف ﺳﻴﺴـﺘﻢ ﻫـﺎﻱ مدیریت نظیر مدیریت بر مبنای هدف، سیستم های فنی نظیر تکنیک های بررسی و ارزیابی برنامه و فهرست رسمیقواعد ومقررات را در بر می‌گیرد. (هچ،۱۳۸۵،۲۶۹). حدی که یک سازمان برای جهت دهی رفتار کارکنانش، به قوانین،‌مقررات و رویه ها متکی است، رسمیت نام دارد.(یار احمدی،۱۳۹۱)

رسمیت، اندازه ای از مکتوب بودن،‌ مقررات، قوانین،‌ رویه ها، توصیه های آموزشی و ارتباطات در سازمان است بجـای اینکــه شفاهــی بــاشد(مارش و ماناری،^[۳۰] ۱۹۸۱: ۵۰). رسمیت یکی از جنبه‌های مهم ساختار سازمانی است تا جائیکه عده ای ساختار سازمانی را چهارچوب سازمان،‌ مقررات تعامل،‌ ابزار کنترل و رویه های انجام کار می دانند(ویلموت،^[۳۱] ۱۹۸۱: ۴۲۷).

رسمیت به درجه استاندارد بودن کارها در سازمان اشاره دارد. اگر رسمیت زیاد باشد، متصدی شغل اختیار کمی برای چگونگی انجام کار دارد. رسمیت ممکن است به صورت صریح و روشن بیان شود یا اینکه ضمنی باشد یعنی آن هم می‌تواند به صورت مکتوب باشد و هم اینکه شامل ادراک کارکنان از مقررات نیز باشد ولی نوع مکتوب آن مورد تأکید سازمان است. مشاغل ساده و تکراری و یکنواخت درجه بالایی از رسمیت را بالقوه پذیرا هستند، در مقابل مشاغلی که به مهارت‌های چندگانه نیاز دارند رسمیت کمی دارند. وکلای دادگستری، مهندسین، کارکنان اجتماعی،‌ کتابداران از آن جمله اند. رسمیت از سطحی به سطح دیگر نیز متفاوت است. کارکنان سطوح بــالا که با کارهای غیر برنامه‌ریزی شده سروکار دارند دارای رسمیت کمی هستند در مقابل کارکنان در سطح پائین و در قسمت تولید دارای رسمیت زیادی هستند(رابینز،^[۳۲] ۱۹۸۷: ۶۷-۶۴). رسمیت برای کاهش تنوع صورت می‌گیرد و هماهنگی را تسهیل می‌کند. از مزایای رسمیت بالا این است که ابهام را ازبین می بـــرد ولــی در عــوض اختیــار تصمیم گیری را از افراد سلب می‌کند(فردریکسون،^[۳۳] ۱۹۸۶: ۲۸۳).

پیچیدگی: حدود تفکیک درون سازمان را نشان می‌دهد. همچنین میزان تخصص گرائی، تقسیم کار و تعداد سطوح در سلسله مراتب سازمان را اشاره می‌کند. و حد و حدودی که واحدهای سازمانی از لحاظ جغرافیایی پراکنده شده اند را نیز تصریح می‌کند. البته پیچیدگی یک اصطلاح نسبی است.

پیچیدگی، درجه ای از تخصصی کردن افراد برحسب متخصصین شغلی در داخل سازمان است(فرای و اسلاکوم،^[۳۴] ۱۹۸۴: ۲۲۶) و ممکن است به وسیله؛ تعداد مکانهایی که کار در آنجا می شود، تعداد مشاغلی که انجام می شود و تعداد سلسله مراتبی که وظایف مختلف را انجام می‌دهند، تعریف و اندازه گیری شود.

پیچیدگی، مشکلات کنترل و هماهنگی را افزایش می‌دهد و سازمان برای حفظ موقعیت خود در مقابل رقبا باید نوآوری را افزایش دهــد(دامانپور،^[۳۵] ۱۹۹۶: ۶۹۴). پیچیـدگی حاصــل عــدم اطمینان محیطی است و به طور فرایند چرخشی، محیط پیچیده و متغیر موجب افزایش عدم اطمینان محیطی می شود،‌ با افزایش پیچیدگی و تنوع در محیط، سازمان برای تطبیق با آن، در خود پیچیدگی ایجاد می‌کند. سازمانی که به طور همزمان دارای سطوح سلسله مراتب زیاد (تفکیک عمودی)، حیطه نظارت گسترده (تفکیک افقی) و مکان‌های جغرافیایی چندگانه باشد، بسیار پیچیده است.

الف.۱) تفکیک افقی: به درجه ای از تفکیک بین واحدها ‌بر اساس افراد،‌ کاری که انجام می‌دهند و تحصیلات و آموزشی که دارند،‌ دلالت می‌کند. وقتی سازمان به دانش و مهارت‌های تخصصی زیادی نیاز دارد، پیچیدگی افزایش می‌یابد، ارتباطات بین افراد مشکل شده و هماهنگی مشکل تر می شود. تخصصی کردن مشاغل این معضل را شدت می بخشد. دو نوع شناخته شده تفکیک افقی،‌ تخصص گرایی و تقسیم سازمان به بخش‌های مختلف است که افزایش هر کدام موجب افزایش پیچیدگی می شود(رابینز، ۱۹۸۷: ۵۶).

الف .۲) تفکیک عمودی: به عمق ساختار دلالت دارد و افزایش این نوع تفکیک، تعداد سطوح سلسله مراتب را افزایش می‌دهد. سلسله مراتب زیـاد، فاصلــه بــیــن مدیریت عالی با عملیات واقعی و همچنین تحریف ارتباطات را افزایش می‌دهد و هماهنگی بین تصمیمات پرسنل مدیریتی و نظارت بر عملیات را برای مدیریت عالی مشکل می‌سازد. تفکیک افقی و عمودی وابسته به هم هستند، افزایش تخصص گرایی وظایف هماهنگی را افزایش می‌دهد و افزایش نیاز به هماهنگی موجب تفکیک عمودی می شود(رابینز، ۱۹۸۷: ۵۸).

الف .۳) تفکیک جغرافیایی: با وجود مکان‌های مختلف در نواحی جغرافیایی مختلف، پیچیدگی افزایش می‌یابد. تفکیک جغرافیایی به پراکندگی ادارات، کارخانه ها و کارکنان سازمان در مناطق جغرافیایی مختلف اشاره دارد. تفکیک جغرافیایی، تفکیک افقی و عمودی را گسترش می‌دهد. یک سازمان وقتی واحد تولید و بازاریابی را از هم تفکیک می‌کند، ممکن است این واحد بازاریابی در چندناحیه جغرافیایی فعالیت کندکه‌موجب پیچیده‌تر شدن سازمان می‌شود(رابینز، ۱۹۸۷: ۶۱).

تمرکز: به جائیکه اختیار تصمیم گیری در آنجا متمرکز است، اشاره دارد.در برخی سازمان‌ها تصمیم گیری بشدت متمرکز است. تراکم قدرت در یک نقطه دلالت بر تمرکز داشته و عدم تراکم از تراکم کم نشانه عدم تمرکز است، تمرکز به مسئله میزان پراکندگی اختیارات تصمیم گیری بر می‌گردد نه تفکیک جغرافیایی سازمان. تمرکز می‌تواند به عنوان میزانی که افراد، واحدها و یا سطوح سازمانی برای انتخاب راه کارهای تصمیم گیری خود دارای اختیار رسمی بوده و بدین ترتیب کارکنان از حداقل اعمال رأی و نظر خود برخوردارند، تشریح شود (رمضان نرگسی ۱۳۸۲).