انجام اقدامات اصلاحی درصورت مشاهده انحراف: اگر عملکرد کمتر از استانداردهای تعیین شده باشد و تجزیه تحلیل امور نشان دهد که باید دست به اقدامی زد، این مرحله الزامی می‌گردد. یعنی باید اقدام اصلاحی را به عمل اورد. امکان دارد اقدام اصلاحی مستلزم تغییر در یک یا چند فعالیت سازمان باشد و یاشرکت مجبور باشد که در استانداردهای از پیش تعیین شده تجدید نظر نماید(استونروفریمن،۱۳۷۵،ص ۱۲۵۹).

۲-۱-۹ چه چیزهای در سازمان باید نظارت شود:

1. افراد

همان گونه که در تعریف مدیریت اورده شده، مدیریت یعنی انجام کار همراه و به وسیلهء دیگران. انچه موجب موفقیت مدیران می شود، پیروان خوب است. ‌بنابرین‏ مدیران باید از عملکرد کارکنانشان اطمینان حاصل کنند که عملکردشان جهت تحقق اهداف سازمانی باشد. بهترین روش برای کسب اطمینان، اعمال سرپرستی مستقیم، نظارت بر فعالیتهایشان و ارزیابی عملکرد انان است.

1. منابع مالی

نخستین هدف هر مؤسسه‌ ی تجاری سود اوری است. برای حصول ‌به این هدف مدیران نظارتهای مالی را اعمال می‌کنند. مدیران از راهکارهای کنترل مالی استفاده می‌کنند که هزینه هایشان را کاهش دهند، کنترل نمایند و بهترین و کاراترین استفاده از منابع مالی را امکان پذیر سازند.

1. عملیات

منظور از روش های نظارت عملیات، روش‌هایی است که در امور تدارکات، تولید، بازاریابی، حسابداری و نظایر ان به کار می رود و عملیات مربوط به تولید را در دوره های عملیاتی کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت بررسی می‌کند. در حقیقت نظارت بر عملیات شامل پیگیری فعالیت‌های تولید، حفاظت و نگهداری است.

1. اطاعات

مدیران برای اجرای وظایف خود به اطلاعات صحیح، دقیق، کافی، با معنا و به موقع نیاز دارند. ‌بنابرین‏ ضروری است سیستم اطلاعاتی که داده های اطلاعاتی با خصوصیات فوق الذکر را برای مدیریت فراهم اورد در سازمان تدارک دیده می شود. چرا که با پیچیده شدن سازمان‌های امروزی استفاده از این سیستم برای کنترل این سازمان‌ها ضروری است.

1. عملکرد سازمان

در ارزشیابی عملکرد سازمان، عملکرد واحد ها از جهت فرایندهای برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری، هماهنگی و کنترل عملیات، بررسی می‌شوند و تحت نظارت قرار می گیرند و به منظور سنجش و ارزیابی عملکرد مدیران در بخش‌های وظیفه ای گوناگون نظیر فروش، تبلیغات امور مالی و همچنین ارزیابی نحوه هدایت کارکنان توسط مدیران تدابیری جهت کنترل عملکرد انان به کار گرفته می شود (اصغری، ۱۳۹۰، ص۲۳۵).

۲-۱-۱۰ فنون و روش های نظارت و کنترل:

به منظور کنترل و انجام اقدامات اصلاحی، مدیران برخی از فنون و روش‌هایی جهت انجام این مهم استفاده می نمایند که به برخی از آن ها در زیر اشاره می‌گردد.

۱)بودجه^[۸]: عبارت است از بیان مالی و یا مقدار سیاستی که در طول مدتی معین از زمان اینده برای وصول به هدف تعیین شده ای باید تعقیب شود(اقتداری و دیگران ،۱۳۵۴،ص ۵).

در بودجه، هزینه های فعالیت‌های مختلف سازمان براورد می شود و از این جهت کنترل آن ها برحسب واحد پول امکان پذیر می‌گردد. بدن ترتیب بودجه وسیله ی مؤثری برای برنامه ریزی و کنترل به شمار می رود ولی یکی از محدودیتهای اساسی بودجه این است که بیشتر به کمیت توجه دارد تا کیفیت(اقتداری، ۱۳۸۴،ص ۲۶۲).

بودجه یکی از روش های مهم کنترل است. که ازاین طریق هزینه ها و درامدهای واقعی یک دوره را نشان می‌دهد از این رو مدیران باید اطلاعات لازم را درباره هزینه ها ی واقعی یک دوره مشخص در اختیار داشته باشند تا با هزینه های بودجه مقایسه کنند وچنانچه انحرافی وجود داشته باشد اقدامات اصلاحی لازم را به عمل اورند(ایران نژاد پاریزی و سامان گهر،۱۳۸۶،ص ۴۹۲).

۲)گزارش‌ها وکنترل های اماری: گزارش‌های اماری می‌تواند مستمر و در طی یک دوره زمانی(هفتگی، ماهانه و…)باشد. که مدیر می‌تواند جهت مقایسه عملکردها در دوره های زمانی بایکدیگر استفاده نماید. و از تحلیل آن ها به نقاط قوت و ضعف سازمان واقف گردد.

در مواقع خاص ممکن است علاوه بر گزارش‌های ادواری، گزارش‌های ویژه (غیر ادواری) نیز برای مقاصد معین تهیه شود. به عنوان مثال، ممکن است گزارش‌های خاص ‌در مورد چگونگی رسیدگی به شکایات تنظیم گردد. علاوه بر گزارش‌های ادواری و ویژه، تهیه گزارش‌های داخلی جهت ارزشیابی چگونگی اجرای مقررات، برنامه ها و دستور العمل ها ‌در مورد فعالیت‌های سازمان ضرورت دارد(اقتداری،۱۳۸۴،ص ۲۶۳).

۳)حسابرسی مالی: حسابرسی یکی از روش‌هایی است که صحت و درستی عملکردهای مالی در سازمان‌ها را نشان می‌دهد. حسابرسان می‌توانند از داخل و یا خارج سازمان باشند.

حسابرسی فواید مهم و زیادی دارد؛ برای مثال تأیید صحت و درستی صورت حسابهای تهیه شده، مبنایی به دست می‌دهد که مدیریت می‌تواند بر ان اساس تصمیمات مقتضی را بگیرد(استونر وفریمن،۱۳۷۵،ص ۱۲۹۶).

۴)مشاهده: بازدید روزانه مدیران، سرپرستان و ناظران به امکانات و کارکنان سازمان می‌تواند مبنایی جهت درست انجام شدن کارها باشد.

چنانچه مشاهده رفتار کارکنان در وضعیت طبیعی راهگشا باشد، ازاین روش به عنوان شیوه ای برای ارزیابی غیرکمی عملکرد استفاده می شود .همچنین می توان از طریق مذاکره و صحبتهای غیررسمی به گونه ای غیر رسمی بر کار افراد نظارت کرد(صادقی، ۱۳۸۵، ص ۶).

۵)کنترل از طریق شبیه سازی: شبیه سازی یکی از متداول ترین ‌تکنیک‌هایی است که عبارتند از تدوین مدلی از فرایند. برای مثال برنامه ریزی تلفیقی که سپس تحت تعدادی از تجربیات ازمون و خطا برای پیش‌بینی واکنش فرایند نسبت به ورودیهای مختلف قرار داده می شود. برای مثال می توان تاثیر حجم های مختلف فروش را به ‌بر عوامل کلیدی برنامه تلفیقی مثل ظرفیت تولید، ‌هدف‌های‌ خرید و پیش‌بینی نیروی انسانی شبیه سازی کرد.

معمولا هنگامی از شبیه سازی استفاده می شود که راه حل های ریاضی معلوم نباشد یا زمان بسیار طولانی مورد نظر باشد.

مراحل شبیه سازی عباتند از :

1. 1. مسئله ای را که باید شبیه سازی کرد تعریف کرد.

1. 1. مدلی بسازید.

1. 1. مدل را امتحان کنید.

1. 1. برای ازمایش، داده های مربوطه را جمع اوری کنید.

1. 1. شبیه سازی را تجزیه تحلیل کنید.

1. مجددا شبیه سازی را در پرتو نتایج به کار اندازید(رضائیان، ۱۳۶۹، ص ۴۸۸).

۲-۱-۱۱ ویژگی های نظام کارامد نظارت و کنترل:

نظام های نظارتی و کنترلی برای توفیق به خواسته های نظارتی خود دارای ویژگی هایی هستند لذا در ذیل به تعدادی از آن ها اشاره می‌گردد:

۱)نظارت اصلاح گر: هدف و فلسفه وجودی نظارت و کنترل اصطلاح و بهبود است و اگر این ویژگی در نظام کنترلی وجود نداشته باشد، سیستم دوام چندانی نخواهد یافت و به زودی به صورت یک وظیفه اجباری در مجموعه سازمانی جلوه‌گر خواهد شد. سازمان‌های نظارتی باید تلاش کنند تا پس از شناسایی دقیق مطالعات، آن ها را ریشه یابی کرده و راه‌ حل ‌های اصلاحی را ارئه نمایند.