۲- رویه کار : شامل گردش کار و دستورالعمل های انجام کار و یا اجرای کار است. گردش کار ، ترتیب و چگونگی در گیر شدن واحد های سازمانی را برای انجام کار نشان می‌دهد.

۳- تولید وتوزیع اطلاعات: در مراحل مختلف فرایند عملیات یک سازمان ، اطلاعات ‌و داده ها ایجاد می‌شوند. تداوم موفقیت عملیات سازمان رابطه مستقیمی به میزان بهره برداری از اطلاعات و داده هایی دارد که در جریان عملیات ، تولید می‌شوند.

۴- قوانین و مقررات و آیین نامه ها: این قوانین بسیار پیچیده ، دست و پا گیر و بعضا ناسخ و منسوخ یکدیگر می‌باشند.

۵- فرایند تصمیم گیری : شامل افراد و مکانیزم‌های تصمیم گیری نظیر شوراها و کمیت ها است. برخی از نشانه ها و آثار بیماری های نرم افزاری سازمان ها به شرح زیر می‌باشند:

– نجام کار های یکسان با گردش کاری متفاوت.

– آشنایی کارکنان با کار خود ، اما نبودن نظام مشخص در چگونگی انجام کار.

– نا آگاهی کارکنان از محتوای کار همکاران و نبودن احساس رابطه منظم بین کار آنان با دیگران.

– وجود طرح­ها و ایده­های نیمه کاره و رها شده.

– یکسان نبودن توزیع کار بین کارکنان و تفویت بین حجم کار افراد هم رده.

– اختلال و مشکلات ناشی از تغیر برخی مدیران و کارکنان.

– وجود سوء تفاهم در تماس های کتبی و شفاهی برای انجام کار.

– زیاد بودن تعداد بخشنامه ها و دستورات منسوخ.

– یکسان نبودن سرعت انجام کار های مشابه.

– روشن نبودن مسئولیت ها و اختیارات.

– منطبق نبودن سیستم ارتقا مبتنی بر شایستگی.

– بی توجهی به صلاحیت و شایستگی فنی و حرفه ای افراد.

بهره ­وری و سیستم‌های سازمانی

راه های متفاوتی وجود دارد که به توسعه و افزایش بهره وری منتهی می شود. راه های زیر را می توان برای کارخانه ها مطرح نمود:

– بهبود جانمایی تأسیسات ، تجهزیات و ماشین آلات کارخانه.

– بهبود برنامه نقل و انتقال و حرکت مواد در داخل و خارج کارخانه.

– ایجاد تغییرات و تعویض در تجهیزات و تأسیسات و استقرار یک نظام پیشگیری و نگهداری.

– توسعه وبهبود در محصولات.

– بهبود در فرایند عملیات و جریان تولید.

– مکانیزاسیون و اتوماسیون.

– ایجاد سیستم‌های تشویق وتنبیه.

– سیستم های مناسب پرداخت حقوق و دستمزد ، پاداش بر اساس امتیازات و بهره وری.

برقراری دوره های آموزشی با توجه به مشکلات واقعی در عمل.

– توسعه و بهبود برنامه ریزی تولید وفروش.

– رشد و یادگیری در سازمان.

– نگرش استراتژیک به مسائل سازمان.

– نظام نظارت ، سنجش و ارزیابی عملکرد در سازمان.

در این میان جلوگیری از اتلاف مهم است. هر گونه فعالیتی که به بهبود بهره وری کمک نکند اتلاف به شمار می رود. اتلاف غالبا موجب افزایش هزینه محصول نهایی می‌گردد. اتلاف را می توان به ۵ گروه طبقه بندی نمود:

الف- اتلاف در جریان تولید

این پدبده زمانی رخ می‌دهد که از مواد خام و نیروی انسانی بیش از حد لازم استفاده کنیم و کالاهای نیم ساخته را انبار کنیم. تولید مازاد بر تقاضا باعث می شود هزینه های انبار داری ، حمل و نگه داری و کاغذ بازی افزایش یابند.

ب- اتلاف ناشی از ضایعات

ساختن قطعات ناقص موجب هدر رفتن منابع می شود و باعث می‌گردد هزینه دوباره کاری افزایش و تفکیک قطعات خوب وبد دقت بیشتری ببرد.

پ- اتلاف ناشی از زمان انتظار و تأخیر

از کار افتادن ماشین ها ، قطع شدن جریان برق ، نرسیدن به موقع مواد اولیه و عدم توازن در خط تولید موجب افزایش هزینه ها و زمان تولید می شود.

ت- اتلاف ناشی از حمل و نقل

باید تا جایی که ممکن است با طراحی سالن‌های تولید و استقرار ماشین آلات در جای مناسب میزان جابجایی قطعات ، مواد و انسان‌ها را به حداقل رساند.

ث- اتلاف ناشی از فرایند و حرکات غیر ضروری

با بهره گرفتن از سوالات کلیدی چه کاری ، به چه دلیلی ، کجا ، کی ، توسط چه کسی و چگونه ، فرایند کار را مورد بررسی قرار داده و باحذف مراحل زائد ، ترکیب ، تجدید فرایند ‌و ساده سازی، فرایند را بهبود بخشیم. مهندسی مجدد از روش های کارآمد در بهبود سیستم ها وروش ها است. استفاده از علوم کارسنجی و روش سنجی به جلوگیری از اتلاف در فرایند کمک شایانی می‌کنند.

۲-۲-۱۰- برنامه­ ریزی برای بهبود بهره ­وری

برای رسیدن به بهبود در بهره وری باید برنامه ریزی کرد. غالبا برنامه ها به دلیل اینکه به زبان افرادی که باید آن ها را به اجرا در آورند نوشته نمی شوند و دستورالعمل اجرائی مطلوبی ندارند ، به شکست منتهی می شود. برای طراحی یک برنامه کامل و جامع به منظور نیل به بهبود در بهره وری باید مراحل و مراتب فوق را تعقیب کرد:

1. تجزیه و تحلیل موقعیت سازمان یا شرکت.

۲- طراحی برنامه بهبود در بهره وری .

۳- ایجاد انگیزه و آگاهی لازم نسبت به بهره وری.

۴- اجرای برنامه.

۵- ارزیابی یرنامه

اولین مرحله در یک برنامه ریزی جهت بهره وری ، تجزیه و تحلیل کامل موقعیت است. برای این منظور به نکات زیر توجه می‌کنیم:

۱- پایین بودن انگیزه در میان کارکنان می‌تواند یکی از علل کاهش بهره وری در یک شرکت یا سازمان باشد.

۲- افزایش در هزینه های تولید و بازاریابی یک محصول یا خدمت علت معمولی کاهش بهره وری در بسیاری از شرکت‌ها است.

۳- ضایع کردن منابع نظیر مواد ، زمان ، کار و پول ممکن است منجر به کاهش بهره وری گردد.

۴- تأخیر در تحویل محصولات و خدمات منجر به کاهش بهره وری می‌گردد. اگر شرکتی در زمان مقرر نسبت به تحویل کالا یا خدمت به مشتریان کوتاه کند مشتری به دنبال فروشنده دیگری خواهد گشت.

۵- باید به روابط رسمی و غیر رسمی شرکت که سبب تضعیف روحیه و ناکامی کارکنان می شود توجه داشت. چون یکی از مهمترین عوامل کاهش بهره وری حل نکردن این اختلافات است.

۶- قصور شرکت در حفظ و بهبود دستیابی به آخرین پیشرفتها در صنعت می‌تواند منجر به کاهش بهره وری شود.

۲-۲-۱۱- طراحی برنامه ­های بهبود در بهره ­وری

باید روش های گوناگون رسیدن به اهداف تعیین شده در سطوح مختلف سازمان از طریق تشکیل جلسات گوناگون برای افراد ، آن ها را برای کشف راه های بهتر بهره وری به کمک طلبید. هنگامی که راه کار درست انتخاب می شود باید برای مؤثر شدن آن ، برنامه و پروژه هایی طراحی نمود که بتوان به هدف بهره وری دست یافت. مثلا اگر آموزش کارکنان به روش های مؤثر و بهتر راه کار منتخب است لذا برنامه باید شامل روش ، محتوا ، هزینه و دیگر جزئیات مربوط به آموزش باشد.

۲-۲-۱۲- آگاهی از میزان و اهمیت بهره ­وری

پیش از اینکه هر برنامه بهبود بهره وری توسط سازمان به اجرا در آید باید کارکنان در همه سطوح سازمان را از اهمیت بهره وری و نیاز به آن آگاه کرد. تحمیل هر برنامه به کارکنان به هر شکل که باشد محققا منتج به رنجش و خشم آنان خواهد شد. در این مرحله باید کلیه اطلاعات مربوط به برنامه های پیشنهادی بهبود در بهره وری به اطلاع همه شرکت کنندگان در برنامه و افرادی که بنوعی در ارتباط با آن قرار می گیرند برسد.