از سوی دیگر یکی از علل بروز مشکلات در سازمان ناشی از ترس گروه ها و یا افراد سازمان مشتری در برابر تغییرات حاصل از استقرار سیستم است که می‌تواند از احساس مورد تهدید واقع شدن آن ها به سبب نیاز به تغییرات ساختاری سازمان (از جمله ایجاد یک بخش متمرکز بر سیستم و پر رنگ شدن واحد فناوری اطلاعات در سازمان) با استقرار سیستم، ناشی شود. از آن جا که تحولات و تغییرات بسیار ناشی از پیاده سازی این سیستم در سازمان ها منجر به نارضایتی عمومی از وضعیت موجود می‌گردد، سازمان مجبور به تغییر شرایط برای بهبود وضعیت موجود می شود که این امر خود سبب تغییرات بزرگتر و بیشتر می شود و می‌تواند منجر به ایجاد احساس ترس از استقرار سیستم گردد. ‌بنابرین‏، پیاده سازی ERP باید به عنوان یک فرایند تغییر تکاملی که بر سازمان اثر گذار است دیده شده و باید با هدف قابلیت پاسخ گویی به تغییرات اهداف و شرایط صورت بگیرد (Rose and Kraemmergaard, 2006). بر این اساس مدیر پروژه باید به عنوان فردی مسئول و متعهد در پروژه، نسبت به شناسایی و رفع به موقع مشکلات و هدایت پروژه اقدام نماید.

  • بررسی و ارزیابی دستاوردهای پروژه و ارائه بازخور به ذینفعان سیستم توسط مدیر پروژه

از آن جا که استقرار سیستم برنامه ریزی منابع سازمان منجر به تغییر و تحول عمده در کسب و کار خواهد شد، اطمینان از این که فرایند استقرار سیستم در راستای اهداف کسب و کار صورت می‌گیرد و استقرار آن مطابق با برنامه زمان بندی شده پیش می رود؛ توسط مدیریت ارشد جهت ایجاد تعادل میان اهداف کسب و کار و اهداف فناوری اطلاعات در سازمان ضروری می‌باشد (Madapusi, 2008; Dezdar and Ainin, 2011). ‌بنابرین‏ مدیریت پروژه باید به فراهم کردن منابع مورد نیاز، تصمیم گیری در هنگام بروز مسائل و مشکلات، اعمال تغییرات و تلاش برای کاهش هزینه ها اهتمام ورزد و هر گونه دستاوردی را در خلال انجام این فعالیت ها مورد ارزیابی دقیق قرار دهد. با ارزیابی فعالیت هایی که در طول پروژه صورت می گیرند، مدیر پروژه قادر خواهد بود تا ارزش دستاوردهای پروژه را در مقایسه با فعالیت های صورت گرفته شناسایی نموده و در صورت لزوم به افراد مختلف ذی نفع پروژه از قبیل مدیریت ارشد، اعضای تیم پروژه و … بازخورد مناسب دهد. ارزش افزوده این کار آن است که قابلیت مقایسه خروجی های پروژه به ورودی های آن و اخذ تصمیمات مناسب برای بالا بردن هرچه بیشتر بهره وری در پروژه فراهم می‌گردد (Upadhyay et al., 2011; Ferran and Salim, 2008; Zhang et al., 2005; Umble et al., 2003; Ifinedo, 2008).

  • میزان تغییر اعضای کلیدی پروژه

تغییر افراد تصمیم گیرنده و تاثیر گذار بر روند استقرار سیستم، می‌تواند سبب به وجود آمدن برخوردها و رفتارهای متفاوت افراد (مدیران و استفاده کنندگان نهایی) درباره موضوعات کاملاٌ واحد و یکسان گردد. این مسئله می‌تواند باعث شود تا با تغییر افراد، مجددا مجموعه ای از فعالیت هایی که پیش از این صورت گرفته، در سازمان اجرا شود که نوعی دوباره کاری محسوب می شود. همچنین تغییر اعضای کلیدی پروژه پیاده سازی سیستم منجر به اتلاف وقت و بالا رفتن هزینه های استقرار می شود و سیستم را نیز از مسیر اصلی و منطقی خود دور ساخته و در نهایت باعث می‌گردد تا پیاده سازی سیستم با موفقیت صورت نگیرد چرا که با تغییر این افراد و ورود افراد جدید به پروژه، نگرش ها و سلایق جدیدی بر پروژه اثر می‌گذارند.

  • زمان لازم جهت پیاده سازی سیستم در سازمان

زمان استقرار سیستم تحت تاثیر زمان‌های لازم جهت خرید تجهیزات سخت افزاری، راه اندازی نرم افزار، انتقال داده های موجود در سیستم های پیشین به سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، آموزش کاربران به استفاده از سیستم و رفع خطاهای سیستم می‌باشد. همچنین زمان مورد نیاز جهت تهیه مستندات فنی پروژه از قبیل گزارش های شناخت اولیه از سازمان مشتری، مدل های تحلیل و طراحی سیستم، مدل های اطلاعاتی سیستم، تهیه مستندات آموزشی سیستم و نیز زمان لازم برای فراهم آوری مستندات پشتیبانی پروژه شامل قرارداد پروژه، گزارش دهی فعالیت ها، برنامه ریزی فعالیت ها و مکاتبات پروژه نیز بر زمان پیاده سازی سیستم اثر گذار می‌باشد (Mabert et al., 2003; Mabert et al., 2006).

  • هزینه لازم جهت پیاده سازی سیستم در سازمان

همان طور که پیشتر نیز اشاره شد، استقرار سیستم مدیریت منابع سازمان نیازمند صرف هزینه بسیار بالایی است. این هزینه ها بعضا از بودجه مقرر سازمان جهت استقرار سیستم بسیار فراتر رفته و ادامه پروژه را با مشکل مواجه می‌سازد. ‌بنابرین‏ آگاهی از انواع هزینه هایی که در طول پروژه می‌تواند صورت بگیرد، امری حیاتی و ضروری به شمار می رود. در زیر به تفصیل به شرح انواع این هزینه ها پرداخته شده است:

    • هزینه تصمیم‌گیری: می‌توان گفت که این مرحله کمترین هزینه ها را شامل می‌شود و از آن‌جا که در این مرحله تنها تصمیم برای انتخاب کردن یا انتخاب نکردن یک سیستم ERP مطرح است، هزینه های مربوط به آن؛ شامل زمان سپری شده به وسیله مدیران در وظیفه تصمیم‌گیری و انتخاب یک سیستم ERP است، که بیشترین تناسب را با نیازمندی های سازمان داشته باشد.

    • هزینه های مشاوره: مشاوران با دانش و تخصص خود در انتخاب یک سیستم ERP که با نیازهای سازمانی بیشترین سازگاری را داشته باشد، به سازمان کمک می‌کنند. همچنین آن‌ ها در مرحله اجرا، نقش یک میانجی میان ‌تامین کننده و فروشنده سیستم و سازمان را ایفا می‌کنند. آن ها با انتقال دانش و تجربه خود و ارائه برنامه های آموزشی به کاربران سیستم جهت به کارگیری سیستم و نیز کمک به سازمان در مهندسی مجدد فرآیندهای خود به سازمان مشتری در استقرار سیستم کمک می نمایند و برای این منظور هزینه های بسیار بالایی را به وی تحمیل می نمایند.

    • هزینه های سخت‌افزار: استقرار سیستم ERP، نیازمند ایجاد تغییراتی در زیربنای سخت ‌افزاری موجود در سازمان است. این تغییرات می‌توانند محدوده گسترده‌ای از تغییر جزیی و یا تغییر کامل سخت‌افزارهای موجود را در برگیرد. همچنین مسائل دیگری هم‌چون ظرفیت، ارتباط شبکه، تأمین انرژی، UPS ، سرور، پایگاه داده، زیرساخت های شبکه (سوئیچ، هاب، روتر، کابل کشی و …) خدمات و نرخ سرعت پردازش نیز در ارتباط با هزینه های سخت افزار، مهم به شمار می‌روند.

    • پروانه‌های (مجوزهای) نرم افزار[۴۸]: بعد از انتخاب سیستم، سازمان به مجموعه‌ای از قراردادهای توافقی برای تحصیل آن نیاز است. هزینه این قراردادها می‌تواند به شیوه های مختلفی محاسبه شود. بعضی قراردادها، تعداد پروانه‌ها (مجوزها) و تعداد کاربران را بررسی می‌کند و بعضی دیگر شامل عواملی همچون تعداد پرسنل هستند.

    • هزینه های فرصت از دست رفته: به هزینه های صرف نظر کردن از یک انتخاب که می‌تواند منافع بالقوه ای برای سازمان مشتری فراهم آورد، اطلاق می شود. این نوع از هزینه ها زمانی مطرح می‌گردد که سازمان مشتری با انتخاب از میان چندین سیستم برنامه ریزی منابع سازمان که در بازار وجود دارند، رو به رو است.

موضوعات: بدون موضوع  لینک ثابت


فرم در حال بارگذاری ...